La presente Istruzione operativa:

• indica le modalità per la ricezione e gestione delle segnalazioni di violazioni acquisite nell’ambito del proprio contesto lavorativo poste in essere dai soci e dagli operatori della Cooperativa a danno della stessa e le modalità di protezione del Segnalante;
• afferma l’impegno della Cooperativa di garantire la riservatezza dell’identità della persona segnalante e della persona coinvolta/ del segnalato e della persona comunque menzionata nella segnalazione e della relativa documentazione;
• evita qualsiasi forma di ritorsione nei confronti del segnalante.

Non rientrano nell’ambito di applicazione della presente Istruzione Operativa le segnalazioni legate ad un interesse di carattere personale della persona segnalante che attengono esclusivamente ai propri rapporti individuali di lavoro o impiego.

I principi del presente documento non pregiudicano o limitano in alcuna maniera gli obblighi di denuncia all’Autorità Giudiziaria o Contabile e agli organi di controllo eventualmente istituiti.

È fatta salva la facoltà della persona segnalante di effettuare una segnalazione esterna attraverso gli appositi canali attivati dall’Anac, secondo le modalità indicate nel relativo sito internet (https://www.anticorruzione.it), nonché di effettuare una segnalazione pubblica.

Segnalante: Persona fisica (socio, operatore, collaboratore, libero professionista, consulente, volontario, tirocinante, persona in procinto di assunzione, soggetti con funzione di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza, rappresentanza) che effettua la segnalazione o la divulgazione pubblica di una violazione di cui è venuto a conoscenza nell’ambito del proprio contesto lavorativo.

Facilitatore: persona fisica che assiste la persona segnalante nel processo di segnalazione, operante all’interno del medesimo contesto lavorativo, la cui assistenza deve essere mantenuta riservata.

Persona coinvolta/Segnalato: persona fisica o giuridica menzionata nella segnalazione interna o esterna ovvero nella divulgazione pubblica come persona alla quale la violazione è attribuita o come persona comunque implicata nella violazione segnalata o divulgata pubblicamente.

Violazioni: Comportamenti, atti od omissioni che ledono l’interesse pubblico o l’integrità della Cooperativa. Possono consistere in violazioni di disposizioni normative nazionali o dell’Unione europea.

Contesto lavorativo: attività lavorative o professionali, presenti o passate o non ancora iniziate (processo di selezione o altre fasi precontrattuali, periodo di prova), nelle quali la persona acquisisce informazioni sulle violazioni e nel cui ambito potrebbe rischiare di subire ritorsioni in caso di segnalazione o di divulgazione pubblica o di denuncia all’autorità giudiziaria o contabile.

Informazioni sulle violazioni: informazioni, compresi i fondati sospetti, riguardanti violazioni commesse o che, sulla base di elementi concreti, potrebbero essere commesse nell’organizzazione con cui la persona segnalante o colui che sporge denuncia all’autorità giudiziaria o contabile e agli organi di cotrollo intrattiene un rapporto giuridico di lavoro, anche se ancora non iniziato, se terminato o durante il periodo di prova.

Ritorsione: qualsiasi comportamento, atto od omissione, anche solo tentato o minacciato, posto in essere in ragione della segnalazione, della denuncia all’autorità giudiziaria o contabile e agli organi di controllo o della divulgazione pubblica che provoca o può provocare alla persona segnalante, in via diretta o indiretta, un danno ingiusto.

Segnalazione interna: comunicazione scritta o orale di informazione sulle violazioni, presentata tramite il canale di segnalazione interna di cui la Cooperativa si avvale.

Segnalazione esterna: la comunicazione, scritta od orale, delle informazioni sulle violazioni, presentata tramite il canale di segnalazione esterna dell’Autorità nazionale anticorruzione (ANAC) (https://www.anticorruzione.it)

Divulgazione pubblica: mezzo attraverso cui si rendono di pubblico dominio informazioni sulle violazioni tramite la stampa o mezzi elettronici o comunque tramite mezzi di diffusione in grado di raggiungere un elevato numero di persone.

La Segnalazione deve essere documentata e circostanziata, così da fornire gli elementi utili e opportuni per consentire un’appropriata attività di verifica sulla fondatezza dei fatti segnalati. È particolarmente importante che la stessa includa, ove tali elementi siano conosciuti dal Segnalante:

-una descrizione dettagliata dei fatti verificatisi e modalità con cui se ne è venuti a conoscenza;

-data e luogo in cui l’evento è accaduto;

-nominativi e ruolo delle persone coinvolte o elementi che possano consentirne l’identificazione;

-nominativi di eventuali altri soggetti che possano riferire sui fatti oggetto di Segnalazione;

-riferimento ad eventuali documenti che possano confermare la fondatezza dei fatti riportati.

La Segnalazione deve essere indirizzata all’Ufficio segnalazioni nelle modalità di cui al successivo punto 4.1, individuato quale ufficio autonomo dedicato alla gestione del canale di segnalazione interno. La segnalazione può essere effettuata in forma scritta, anche con modalità informatiche, o in forma orale.  Resta inteso che in sede di verifica in merito alla fondatezza della segnalazione ricevuta, le interlocuzioni con la persona segnalante saranno mantenute, anche ai fini della richiesta di eventuali integrazioni.

A seguito della segnalazione, al segnalante verrà rilasciato avviso di ricevimento della segnalazione entro sette giorni dalla ricezione. Il riscontro in ordine alla segnalazione verrà fornito entro tre mesi dalla data dell’avviso di ricevimento, o in mancanza, entro tre mesi dalla scadenza del termine di sette giorni dalla segnalazione.

È garantita la riservatezza della segnalazione e dei dati ivi contenuti, nonché l’anonimato del segnalante, anche nell’ipotesi in cui la stessa dovesse successivamente rivelarsi errata o infondata. È tutelata l’identità delle persone coinvolte e menzionate nella segnalazione fino alla conclusione dei procedimenti avviati in ragione della stessa nel rispetto delle medesime garanzie previste in favore della persona segnalante. L’identità della persona segnalante e qualsiasi altra informazione da cui può evincersi, direttamente o indirettamente, tale identità, non possono essere rivelate a persone diverse da quelle competenti a ricevere o dar seguito alle segnalazioni, senza il consenso espresso del segnalante.

La Direzione si impegna a non utilizzare le segnalazioni oltre quanto necessario per dare seguito alle stesse.

La segnalazione è sottratta all’accesso previsto dagli articoli 22 e seguenti della legge 241/1990, nonché dagli articoli 5 e seguenti del dlgs 33/2013.

Le attività di verifica circa la fondatezza delle circostanze rappresentate nella Segnalazione sono di competenza dell’Ufficio Segnalazioni, al quale è demandata un’indagine tempestiva e accurata, nel rispetto dei principi di imparzialità, equità e riservatezza, nei confronti di tutti i soggetti coinvolti.

Nel corso delle verifiche, l’Ufficio Segnalazioni può avvalersi del supporto delle funzioni aziendali di volta in volta competenti e, ove ritenuto opportuno, di consulenti esterni specializzati nell’ambito della Segnalazione ricevuta ed il cui coinvolgimento sia funzionale all’accertamento della Segnalazione, assicurando la riservatezza e, laddove possibile, l’anonimizzazione dei dati personali eventualmente contenuti nella Segnalazione.

All’esito della fase di verifica, l’Ufficio Segnalazioni predispone una relazione riepilogativa delle indagini effettuate e delle evidenze emerse condividendola, in base agli esiti, con le funzioni aziendali di volta in volta competenti, al fine di definire gli eventuali piani di intervento da implementare e le azioni da avviare a tutela dell’Organizzazione, comunicando altresì i risultati degli approfondimenti e delle verifiche svolte relativamente a ciascuna Segnalazione, ai responsabili delle strutture aziendali interessate dai contenuti della stessa.

Diversamente, qualora a conclusione delle analisi dovesse emergere l’assenza di elementi sufficientemente circostanziati o, comunque, l’infondatezza dei fatti richiamati nella Segnalazione, quest’ultima sarà archiviata, unitamente alle relative motivazioni, dall’Ufficio Segnalazioni.

L’Ufficio Segnalazioni riferisce periodicamente sulle tipologie di segnalazioni ricevute e sull’esito delle attività alla Direzione, qualora non coinvolta nella gestione della segnalazione.

Il trattamento è effettuato al fine di dare esecuzione alle procedure stabilite nel presente documento per la corretta gestione delle Segnalazioni ricevute, oltre che per l’adempimento di obblighi di legge o regolamentari nel pieno rispetto della riservatezza, dei diritti e delle libertà fondamentali, nonché della dignità degli interessati.

I dati personali che manifestamente non sono utili al trattamento di una specifica segnalazione non sono raccolti o, se raccolti accidentalmente, sono cancellati.

La segnalazione potrà essere utilizzata per un eventuale procedimento disciplinare solo in caso di un espresso consenso del segnalante a rivelare la sua identità.

La segnalazione telefonica o tramite messaggistica potrà essere registrata o trascritta solo con espresso consenso del segnalante.

I diritti di cui agli articoli 15-22 del regolamento UE 2016/679 possono essere esercitati nei limiti di quanto previsto dall’articolo 2 undecies del dlgs 196/2003, se dall’esercizio dei diritti possa derivare un pregiudizio alla tutela della riservatezza dell’identità del Segnalante, è preclusa la possibilità di rivolgersi al titolare del trattamento.